Algemene Voorwaarden — Imrama Retreats
Laatste update: juni 2026
1. Identificatie van de organisator
Imrama Retreats
Eenmanszaak, België
Verantwoordelijke: Sigi De Neve
E-mail: [e-mailadres invullen]
Website: imrama-retreats.com
2. Toepassingsgebied
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle boekingen, overeenkomsten en diensten aangeboden door Imrama Retreats, met inbegrip van retreats, workshops, masterclasses en digitale producten. Door een boeking te plaatsen of een betaling te verrichten, aanvaardt de deelnemer deze voorwaarden uitdrukkelijk.
3. Boeking en bevestiging
3.1 Een boeking is pas definitief na ontvangst van de (aan)betaling én een schriftelijke bevestiging per e-mail van Imrama Retreats.
3.2 De deelnemer ontvangt binnen 48 uur na betaling een bevestigingsmail met alle praktische informatie.
3.3 Imrama Retreats behoudt zich het recht voor een boeking te weigeren, bijvoorbeeld bij onvolledige informatie of bij onverenigbaarheid met de groepsdynamiek, zonder opgave van nadere reden.
3.4 Een boeking is strikt persoonlijk en niet overdraagbaar zonder schriftelijke toestemming van Imrama Retreats.
4. Prijzen en betaling
4.1 Alle vermelde prijzen zijn in euro (€) en inclusief btw waar van toepassing.
4.2 Aanbetaling: Bij boeking is een aanbetaling vereist van [percentage of bedrag invullen] van het totaalbedrag. Deze aanbetaling is onmiddellijk verschuldigd bij bevestiging van de boeking.
4.3 Restbetaling: Het saldo dient uiterlijk [aantal weken invullen] weken voor de aanvang van de retreat volledig voldaan te zijn. De exacte vervaldatum wordt vermeld in de bevestigingsmail.
4.4 Bij niet-tijdige betaling van het saldo behoudt Imrama Retreats zich het recht voor de boeking te annuleren. De reeds betaalde aanbetaling blijft in dat geval verschuldigd conform artikel 5.
4.5 Betalingen verlopen via beveiligde betaalverwerker Stripe. Imrama Retreats slaat geen betalingsgegevens op.
4.6 Kortingscodes en promoties zijn niet combineerbaar tenzij uitdrukkelijk anders vermeld, en zijn geldig tot de opgegeven vervaldatum.
5. Annulering door de deelnemer
5.1 Annuleringen dienen schriftelijk te worden doorgegeven via e-mail aan [e-mailadres invullen]. De datum van ontvangst van de e-mail geldt als annuleringsdatum.
5.2 De volgende annuleringsvoorwaarden zijn van toepassing:
Annulering Terugbetaling Meer dan 90 dagen voor aanvang 100% terugbetaling, exclusief administratiekosten van €50 Tussen 60 en 90 dagen voor aanvang 75% terugbetaling van het totaalbedrag Tussen 30 en 60 dagen voor aanvang 50% terugbetaling van het totaalbedrag Minder dan 30 dagen voor aanvang Geen terugbetaling
5.3 In geval van annulering kan de deelnemer, in overleg met Imrama Retreats, de boeking overdragen aan een andere persoon. Dit dient minimaal [aantal dagen invullen] dagen voor aanvang schriftelijk te worden meegedeeld. Eventuele meerkosten zijn ten laste van de deelnemer.
5.4 Betaalde add-ons en extra behandelingen worden terugbetaald volgens hetzelfde schema als hierboven, tenzij deze al zijn gereserveerd bij externe aanbieders. In dat geval worden enkel de werkelijk terugvorderbare kosten terugbetaald.
6. Annulering of wijziging door Imrama Retreats
6.1 Imrama Retreats behoudt zich het recht voor een retreat te annuleren of te verplaatsen wegens onvoldoende deelnemers, overmacht, ziekte van de begeleider of andere gegronde redenen.
6.2 Bij annulering door Imrama Retreats ontvangt de deelnemer de volledige betaalde bedragen terug binnen 14 kalenderdagen, of de mogelijkheid om over te stappen naar een andere retreat.
6.3 Imrama Retreats is niet aansprakelijk voor bijkomende kosten die de deelnemer heeft gemaakt in het kader van de deelname (zoals reistickets, hotel, etc.). De organisator raadt aan geen onherroepelijke reiskosten te maken voor de betalingstermijn van het saldo verstreken is.
6.4 Bij een wijziging van datum of locatie wordt de deelnemer zo spoedig mogelijk op de hoogte gesteld en heeft hij/zij het recht de boeking kosteloos te annuleren binnen 14 dagen na kennisgeving.
7. Overmacht
7.1 Onder overmacht wordt verstaan: elke omstandigheid buiten de redelijke controle van Imrama Retreats, waaronder maar niet beperkt tot: natuurrampen, pandemieën, overheidsmaatregelen, stakingen, brand of ernstige ziekte van de begeleider.
7.2 In geval van overmacht wordt de retreat zo mogelijk verplaatst naar een latere datum. Indien verplaatsing niet mogelijk is, worden de betaalde bedragen terugbetaald, verminderd met reeds gemaakte niet-recupereerbare kosten (zoals locatiehuur, leveranciers). Imrama Retreats communiceert hierover transparant met de deelnemers.
8. Aansprakelijkheid en gezondheid
8.1 Deelname aan retreats en activiteiten van Imrama Retreats geschiedt op eigen risico van de deelnemer.
8.2 De deelnemer verklaart bij boeking in goede gezondheid te verkeren en geen medische aandoeningen te hebben die deelname in de weg staan, tenzij dit uitdrukkelijk en voorafgaand is meegedeeld aan Imrama Retreats.
8.3 De deelnemer is verplicht relevante medische informatie (zoals zwangerschap, hartaandoeningen, psychische aandoeningen, medicatiegebruik) voorafgaand aan de retreat te melden. Imrama Retreats behandelt deze informatie vertrouwelijk.
8.4 Imrama Retreats is niet aansprakelijk voor persoonlijk letsel, ziekte, verlies of schade aan eigendommen, tenzij dit het gevolg is van aantoonbare grove nalatigheid van de organisator.
8.5 De deelnemer wordt aangemoedigd een geschikte reis- en annuleringsverzekering af te sluiten.
9. Gedrag en groepsdynamiek
9.1 Van iedere deelnemer wordt verwacht dat hij/zij respectvol omgaat met medereizigsters, begeleiders en de lokale gemeenschap.
9.2 Imrama Retreats behoudt zich het recht voor een deelnemer te verwijderen bij ernstig grensoverschrijdend gedrag, zonder terugbetaling van het resterende bedrag.
10. Intellectuele eigendom
10.1 Alle inhoud aangeboden door Imrama Retreats — inclusief digitale cursussen, handleidingen, audio-opnames, teksten en beeldmateriaal — is eigendom van Imrama Retreats en mag niet worden gekopieerd, gedeeld of commercieel gebruikt zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming.
11. Privacy en gegevensbescherming
11.1 Imrama Retreats verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).
11.2 Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de uitvoering van de overeenkomst, communicatie over de retreat en, indien de deelnemer hiermee instemt, voor nieuwsbrieven.
11.3 Gegevens worden nooit aan derden verkocht. Gegevens kunnen worden gedeeld met externe dienstverleners (zoals Stripe voor betalingen) uitsluitend voor de uitvoering van de dienst.
11.4 De deelnemer heeft het recht op inzage, correctie en verwijdering van zijn/haar gegevens via [e-mailadres invullen].
12. Toepasselijk recht en geschillen
12.1 Op deze voorwaarden is het Belgisch recht van toepassing.
12.2 Bij geschillen trachten partijen in eerste instantie tot een minnelijke schikking te komen. Indien dit niet lukt, zijn de rechtbanken van [arrondissement invullen, bv. Gent of Antwerpen] bevoegd.
12.3 Als consument heeft de deelnemer ook de mogelijkheid een klacht in te dienen via het Europese ODR-platform: ec.europa.eu/consumers/odr.
13. Wijzigingen aan deze voorwaarden
Imrama Retreats behoudt zich het recht voor deze voorwaarden te wijzigen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op de website. Op reeds bevestigde boekingen blijven de voorwaarden van toepassing die golden op het moment van boeking.
Deze voorwaarden zijn opgesteld als algemene basis en dienen te worden nagelezen door een juridisch adviseur voor publicatie. Velden tussen [rechte haken] dienen nog ingevuld of aangepast te worden.